Sənədlər istifadəyə verilməmişdən əvvəl arxiv işləri bölməsinin əməkdaşı sənədin tərtib olunmasının düzgünlüyünü yoxlayır və lazım gələrsə, onun müəyyən olunmuş tələblərə əsasən tərtib olunması üçün tədbir görür.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
İstifadəyə verilən hər bir işdə sənədlərdən istifadə olunması vərəqi (forma №-1) olmalıdır. İşlə tanış olan hər bir şəxs həmin vərəqi doldurmalıdır.
Əgər iş, sənədlərdən istifadə vərəqi olmadan yaradılıbsa və ya həmin vərəqdə qeyd üçün yer qalmamışdırsa, işin üz qabığının daxili hissəsinə yeni vərəq (blank) yapışdırılır. İstifadə vərəqlərinin olması işdə qeyd edir.