Məlumatlandırıcı məktubların, icmalların, sənədlərin hazırlanması arxiv işləri bölməsinin öz təşəbbüsü ilə və ya orqanların sorğusu əsasında aparılır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Təşəbbüs əsasında məlumatlandırma Penitensiar Xidmətin rəhbərliyinin yazılı razılığı ilə aparılır.