Eyni adlı işlər məhv edilmək üçün seçilərkən, aktda onların ümumi başlığı və siyahının eyni maddəsi göstərilir, aktın qalan sütunları isə tam doldurulur.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Sənədlərin məhv edilməsi üçün ayrılması barədə olan təsdiq edilmiş aktlar hər fond üzrə ayrıca nömrələnir və müvafiq fondun işinə tikilir.