Təşəbbüs əsasında məlumatlandırma mövzunun aktuallığı və orqanların ona olan tələbatı ilə müəyyən olunur.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Məlumat məktubunda fondların adı və məlumatın mövzusuna dair sənədlərin qısa şərhi verilir. Sənədlərin məzmununun dolğunluğu sorğunun xarakterindən, məxfilik rejiminin tələblərindən, təşəbbüs qaydasında məlumatlandırma zamanı isə məlumatın göndərildiyi orqanın tərkibindən asılı olaraq seçilir.
Təşəbbüslü məlumat məktubunda sənədlərin istifadə qaydaları göstərilir.