Sənədlər məxfilik rejiminin tələblərinə riayət edilməklə, müvafiq komissiyanın və sənədləri məhv edilmək üçün hazırlayan əməkdaşların iştirakı ilə məhv edilir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Sənədlər məhv edildikdən sonra işlərin siyahılarında (2-4, 6 və 7 №-li formalar), daxil olan və göndərilən işlərin qeydiyyat kitabında (forma №-9), fond vərəqlərində (forma №-11), arxiv kartoçkalarında sənədlərin məhv edilməsi üçün ayrılması barədə aktın nömrəsi və tarixi göstərilməklə “Məhv edilmişdir” sözləri yazılır.