Məlumatlandırıcı məktublar, sənədlərin icmalı və mövzu siyahısı Penitensiar Xidmətin rəisi tərəfindən imzalanır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Arxiv işləri bölməsi tərəfindən hazırlanmış məlumatlandırıcı məktubların və sənəd icmallarının Penitensiar Xidmətin rəisinin yazılı icazəsi olmadan çoxaldılması (surətinin çıxarılması) qadağandır.