İşi şəxsən arxivdən götürən şəxs onu həmin gün müvafiq qurumun katibliyində (dəftərxanasında) daxili sənəd kimi qeydiyyatdan keçirməlidir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Arxiv işlərindən istifadə edilərkən sənədlərdə qeydlər aparmaq, xətt çəkmək, vərəqləri qatlamaq, işin içərisindən sənədlər götürmək qadağandır.
Müstəsna hallarda Penitensiar Xidmət rəisinin yazılı razılığı ilə işdən sənəd götürülə bilər və bu halda onun əvəzinə sənədin surəti və ya müvafiq arayış tikilməlidir. Arayışda sənədin kim tərəfindən, hansı əsasla götürülməsi və kimə verilməsi göstərilməlidir. Sənəd qaytarıldıqdan sonra yenidən işə tikilməli, möhürlənməli, daxili siyahı və təsdiqedici yazıda müvafiq qeydlər aparılmalıdır.