Sənədlərdə olan məlumatlar arxiv arayışında dəqiq şərh olunmalıdır, sorğuya heç bir aidiyyəti olmayan məlumatlar arayışa daxil edilmir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Arayışda sənədlərin adı, tarixi və bu sənədlərdə göstərilmiş məlumatlar xronoloji ardıcıllıqla şərh edilir.
Arayışda sənədlərdən çıxarışlar dırnaq işarəsi içərisində göstərilməlidir. Orqanın adı mətndə ilk dəfə tam şəkildə, təkrar işlənilərkən isə qısa şəkildə yazılır.
Arayışın mətnindən sonra onun hazırlanmasında istifadə olunan sənədlərin axtarış məlumatları yazılmalıdır.
Arxiv arayışına arxiv sənədlərinin surətləri və çıxarışlar əlavə edilə bilər.