Arxiv arayışı Penitensiar Xidmətin rəisi (müavini) tərəfindən imzalanır və idarənin möhürü ilə təsdiq edilir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Arayış iki və daha çox vərəqdən ibarətdirsə, hər bir vərəq möhür ilə təsdiq edilməlidir. Arayış katiblikdən (dəftərxanadan) göndərilən sənəd kimi qeydiyyata alınır. Arayışın möhürsüz surətinin hər bir vərəqi bilavasitə icraçı tərəfindən imzalanır, sənədləşdirilir və sorğuların icra olunmasına dair işə tikilir.