Bir qrup sənədin annotasiyasına bu sənədlərin fondlarının, siyahılarının, işlərinin, lazım gəldikdə isə vərəqlərinin də nömrələrini əks etdirən axtarış məlumatları daxil edilir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Axtarış məlumatları olan bir qrup sənədin annotasiyası icmalda ardıcıl tətbiq olunan aşağıda göstərilmiş bir və ya bir neçə əlamətlər üzrə yerləşdirilir:
-mövzu, yarımmövzu və məsələlər üzrə;
-fondtəşkiledənin funksiyaları üzrə;
-fondtəşkiledənin struktur qurumları üzrə;
-xronoloji ardıcıllıqla.