İlin əvvəlində işin üz qabığına nomenklaturaya uyğun olaraq yazılmış başlıq kargüzarlıq ilinin sonunda dəqiqləşdirilir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Əmrlər, kollegiya, şura iclaslarının və yığıncaqların protokolları toplanan işlər də nömrələnməli, tarixləri göstərilməlidir. Yazışmalar toplanan işlərdə bu yazışmanı aparmış qurumlar dəqiqləşdirilməlidir. Zəruri hallarda, mühüm əhəmiyyət kəsb edən işlərdə bəzi sənədlərin annotasiyası verilir. Sənəd digər sənədin surəti olarsa, başlığın sonunda bu barədə qeydiyyat aparılır. İşə sənədin əsli tikildikdə, heç bir qeydiyyat aparılmır.
Kargüzarlıq ilinin sonunda hər bir iş üzrə olan cildin başlığı dəqiqləşdirilir.