Müvəqqəti və daimi mühafizə edilən sənədlər işlərdə ayrı-ayrı qruplaşdırılır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Konkret bir məsələnin həlli ilə bağlı olan daimi və müvəqqəti mühafizə edilən sənədləri yalnız müstəsna hallarda, müvəqqəti olaraq, eyni bir işdə cəmləşdirmək olar. Kargüzarlıq ili tamam olduqda bu sənədlər müvafiq olaraq daimi və müvəqqəti mühafizə edilən iki müstəqil işə bölünür.