Arxiv işləri bölməsi tərəfindən hər ilin əvvəlində penitensiar xidmətin aparatının ayrı-ayrı xidmət sahələrindən, penitensiar sistemin digər qurum və müəssisələrindən yeni hesabat ili üçün tərtib edilmiş ümumi icraatlı işlərin nomenklatura siyahısı alınır, onların düzgün tərtib olunması yoxlanılır, irad və təkliflər bildirilir, bu nomenklatura düzgün tərtib olunduqda o təsdiq olunur və istifadə edilməsi üçün müvafiq qurum və müəssisələrə qaytarılır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Nöqsanların aşkar edildiyi nomenklaturalar bu nöqsanların aradan qaldırılması üçün müvafiq struktur qurum və müəssisələrə qaytarılır.