Zəruri olduqda, siyahıların təkmilləşdirilməsi, başlıqların dəqiqləşdirilməsi, siyahılarda məlumat aparatının yaradılması, siyahıların yenidən çap edilməsi işləri aparılır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Siyahılar təkmilləşdirildikdən, yaxud yeniləri yaradıldıqdan sonra köhnə siyahıları məhv etmək qadağandır. Onlar öz başlıqları ilə yeni siyahının sonunda müstəqil iş kimi qeydiyyata alınmalıdır. Köhnə siyahının bütün nüsxələrinin titul vərəqlərində “Siyahı yenidən tərtib olunub ….№–li siyahının …№–li işlərinə bax” qeydi yazılır.