Fondun yeni nömrəsi, siyahı nömrəsi və işlərin nömrələri, işlərin dəqiqləşdirilmiş başlıqları, ilk və sonuncu sənədlərin tarixləri siyahılar yenidən işləndikdən və təkmilləşdirildikdən sonra işlərin üzlüyünə köçürülür.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Bir nüsxədə tərtib edilmiş, yazıları pozulmaqda olan və ya əlyazma şəklində olan işlərin siyahıları lazım olan nüsxədə yenidən tərtib olunur.