Kartoçkada işi başlayan və tamamlayan orqanın, struktur qurumun adı, kargüzarlıq nömrəsi (indeks), işin adı, ilkin və sonuncu sənədlərin tarixləri, işdəki vərəqlərin sayı, keçmiş arxiv şifri (siyahı yenidən işlənilərkən) və digər zəruri məlumatlar göstərilir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Hər bir kartoçkaya verilən sıra nömrəsi qələmlə işin üz qabığına yazılır. Bu nömrə siyahıda və ya bütövlükdə fondda işlərin sistemləşdirilməsi müddəti ərzində kartoçkanın müvəqqəti nömrəsi olur. İşlərin sistemləşdirilməsi qurtardıqdan sonra məlumatlar kartoçkadan siyahıya və işin üz qabığına köçürülür.