Ümumi icraatlı işin üz qabığında struktur qurumun tam və rəsmi qısa adı, işin kargüzarlıq indeksi, cildin nömrəsi, başlığı, məxfilik qrifi, ilkin və sonuncu sənədlərin tarixləri, vərəqlərin sayı, saxlanılma müddətləri və digər məlumatlar göstərilir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Sənədlərin əhatə etdiyi dövr ərzində struktur qurumun adı dəyişildikdə işin üz qabığında onun əvvəlki adı ilə yanaşı yeni adı da göstərilməlidir.
İş bir müəssisə, struktur qurum tərəfindən başlanılaraq, başqası tərəfindən başa çatdırıldıqda, onun üz qabığında hər ikisinin adı göstərilir.