İşlər siyahıda xüsusi fondda mövcud olan sistemləşdirilmə sxeminə uyğun olaraq yerləşdirilir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Hər iş (cild) siyahıya müstəqil sıra nömrəsi ilə daxil edilir. Ümumi icraatlı işlərin siyahısına tamamlanmış, eləcə də ildən ilə keçən tamamlanmamış işlər daxil edilir. Bu halda tamamlanmamış işlərə sıra və arxiv nömrələri verilmir. Siyahının “Qeydlər” hissəsində “______№-li siyahıdakı, _______ №-li işə bax” sözləri yazılır. Bu cür işlər tamamlandıqdan sonra fonda daxil olduqda, işin tamamlandığı ilin siyahısında onun sıra və arxiv nömrələri yazılır, siyahının digər sətir və sütunları da doldurulur. Bu işin arxiv nömrəsi onun tamamlanması barədə əvvəlki bütün illərdə daxil olan siyahıların “Qeydlər” hissəsində əks etdirilir.