Saxlanılma müddətləri müvafiq əmrlə müəyyən edilməmiş sənədlər nomenklaturaya salınarkən, onların saxlanılma müddətləri Arxiv işləri bölməsi ilə razılaşdırılmalıdır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
İl başa çatdıqdan sonra nomenklaturada daimi, müvəqqəti, eləcə də ildən-ilə keçən işlərin və sənədlərin sayı barədə yekun qeydiyyat aparılır. Belə qeydiyyat aparılarkən sənədlər komplektləşdirilir və hər bir cild ayrıca bir iş kimi qeydə alınır. Katibliyin (kargüzarlıq bölməsinin, qrupunun) rəisi nomenklaturadakı yekun qeydiyyatı təsdiq edir və yekun məlumatlar barədə Arxiv işləri bölməsinə məlumat verir.