Arxiv işləri bölməsində mühafizəsi nəzərdə tutulmuş işlərin üz qabığında fondun adının və arxiv şifrinin (fond siyahısının və işin nömrələri) yazılması üçün yer ayrılır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Arxiv işləri bölməsində mühafizəsi nəzərdə tutulan işlər tərtib edilərkən işin başlanğıcına-sənədlərin daxili siyahısından əvvəl sənədlərdən istifadə vərəqi (forma №-1) tikilir. İş Arxiv işləri bölməsinə verilənədək istifadə vərəqi doldurulmur və bu işdən müəyyən edilmiş ümumi qaydada istifadə olunur.