İşlərin faktiki mövcudluğu və vəziyyəti yoxlanılmazdan əvvəl siyahılar müqayisə olunur (işlərin nömrələnməsinin düzgünlüyü, faktiki sayla yekun siyahıda qeyd olunan işlərin uyğunluğu və s.) və yoxlanılır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Aşkar edilən nöqsanlar fond işlərinin faktiki sayı və vəziyyətinin yoxlanılması vərəqində qeyd edilir (forma №-24, 1, 2, 4-7-ci sütunlar).
İşlərin daxil olması və göndərilməsi kitabındakı (forma №- 9) qeydlərin düzgünlüyü də yoxlanılır. Qeydiyyat sənədlərinin tutuşdurulması əvvəlcədən planlaşdırılaraq xüsusi fond bölmələrinin müstəqil iş növü kimi də aparıla bilər.