İş tapılarkən arayış tərtib edilir və itirilmiş işlərin axtarışının başa çatması haqqında akt (forma №-26) tərtib olunur.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Onun kartoçkası itirilmiş işlərin kartotekasından çıxarılaraq məhv edilir.
Tapılmaması müvafiq sənədlə təsdiq olunmuş işlər müəyyən edilmiş qaydada qeydiyyatdan çıxarılır.