İşlərin mövcudLuğu və vəziyyətinin yoxlanılması onların faktiki sayının siyahı ilə üzləşdirilməsi yolu ilə aparılır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Bu zaman siyahı üzrə olan hər bir işin göstəriciləri ilə işin üz qabığında olan məlumatlar tutuşdurulub yoxlanır. Məxfi işlərdə vərəqlərin faktiki sayı işlərdəki təsdiqedici qeydlərdə olan məlumatlarla uyğunluğu yoxlanılır.
İşlərin fiziki vəziyyəti sənədlərə ümumi baxış yolu ilə müəyyən edilir.