Müəyyən edilmiş müddətlərdə tapılması mümkün olmayan işlər üzrə akt (forma №- 19) tərtib edilir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Akta axtarışın aparılması üzrə ətraflı arayış əlavə edilir. Arayış katibliyin rəisi, arxiv işləri bölməsinin rəisi və axtarışı aparan əməkdaşlar tərəfindən imzalanır. Axtarışın nəticələrinə dair sənədlər Mərkəzi Ekspert Komissiyası (MEK) tərəfindən təsdiq olunur və işin qeydiyyatdan çıxarılmasına icazə verilir. Yalnız bundan sonra axtarışın tamamlanması barədə akt tərtib olunur (forma №- 26) və bütün müvafiq sənədlərdə düzəlişlər edilir.