Fonddakı işlərin vəziyyətinin yoxlama vərəqi (forma №-24) bilavasitə yoxlama gedişində, bir qayda olaraq, hər siyahı üzrə ayrıca doldurulmalıdır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Az həcmli fondların yoxlanışı zamanı bütün siyahılar üçün bir vərəq tərtib edilə bilər.
Vərəqin 1-13-cü sütunlarında işlərin mövcudluğu, 14-21-ci sütunlarında isə vəziyyətləri barədə məlumatlar göstərilir.
1, 2, 4-7-ci sütunlar qeydiyyat sənədlərinin yoxlanması gedişində doldurulur.
2-ci sütununda işlərin sayı siyahının yekun yazısı əsasında göstərilir.
3-cü sütunda yoxlama zamanı tapılmamış işlərin nömrələri göstərilir.
Müvəqqəti istifadəyə verilmiş işlər ümumi əsaslarla yoxlanır. Təsdiqedici qeydlər olduqda, onlar (kitablarda onların verilməsinə dair müvafiq qeydiyyatın olub-olmaması və s.) arxivdə olan kimi sayılır.
4-cü sütunda siyahının yekun yazısında göstərilməyən, yəni siyahıdakı işlərin ümumi sayına daxil olmayan liter nömrələri göstərilir.
5-ci sütuna işlərin ümumi sayı göstərilən, lakin yekun yazıda sadalanmayan liter nömrələr daxil edilir.
6-cı sütunda işlərin ümumi sayı hesablanarkən yekun yazıda səhvən nəzərə alınmayan nömrələr sadalanır.
7-ci sütunda işlərin ümumi sayına daxil edilmiş, lakin yekun yazıda səhvən göstərilməmiş nömrələr sadalanır.
8-ci sütunda yoxlama gedişində aşkar edilmiş digər fondun işlərinin arxiv şifri göstərilməlidir.
9-cu sütun işlərin müvəqqəti istifadəyə verilməsi barədə olan sənədlər əsasında doldurulur.
10-cu sütun siyahı ilə işlərin tutuşdurulub yoxlanmasından sonra doldurulur, burada yalnız siyahı üzrə olan işlərin sayı göstərilir. Bu saya siyahıda əks etdirilməmiş işlər daxil edilmir.
11-ci sütunda yoxlama zamanı aşkar edilmiş siyahıya alınmamış işlərin müvəqqəti indeksləri və ya kargüzarlıq nömrələri göstərilir.
Yoxlama başa çatdırıldıqdan sonra 3,4-9, 14-19-cu sütunlara əsasən yekun çıxarılır.
12-13 və 20-21 -ci sütunlar yoxlama zamanı aşkar edilə bilən digər nöqsan və çatışmazlıqları (bir neçə iş bir nömrə altında, göndərilənlər arasında hesablanan, lakin faktiki olaraq yerində olan iş və s.) əks etdirmək üçün nəzərdə tutulur.
Yoxlama vərəqi icraçılar tərəfindən imzalanır və fondun işinə daxil edilir.