İşlərin mövcudluğu və vəziyyəti üzrə keçirilmiş yoxlama başa çatdıqdan sonra siyahıların sonunda yoxlama aktının (forma №-25) tarixi və nömrəsi göstərilərək, “Yoxlanılmışdır” ştampı vurulur.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Siahıda qeydiyyatsız liter və boş nömrələr aşkar edilərsə, yekun qeyd yenidən tərtib olunur.