Mətnində fiziki qüsur olan, eləcə də bioloji ziyanvericilərlə zədələnmiş sənədlər kartotekada və ya sənədlərin fiziki vəziyyətinin qeydiyyat kitabında qeydiyyata alınır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Bu kitabda onların aradan qaldırılması üzrə görülmüş işlər və həyata keçirilmiş tədbirlər qeydə alınır.