Mühafizəxanaya cavabdeh olan əməkdaş işdə olmayan zaman (məzuniyyət, ezamiyyət və s.) zərurət olduqda mühafizəxana və metal şkaflar arxiv işləri bölməsi rəhbərliyinin və ya Penitensiar xidmətin rəisinin razılığı və ən azı iki əməkdaşın iştirakı ilə akt tərtib etməklə açılır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Tərtib edilmiş aktda açılmış otağın, metal şkafların nömrələri, onların möhürləndiyi möhürlərin növü və nömrələri, otağın və şkafların açılma səbəbləri, açan şəxslərin adları, soyadları və atalarının adları, habelə şkaflardan müvəqqəti istifadə üçün götürülən sənədlər və onların verildiyi şəxslər barədə məlumatlar göstərilməlidir. Cavabdeh əməkdaş işə çıxdığı gün açılan otağı, bütün metal şkafları, işlərin verilməsi barədə qeydiyyat sənədlərindəki yazıları yoxlayır və mühafizəxananın qəbul edilməsi barədə tərtib edilən aktı imzalayır.