Yoxlama zamanı tapılmayan hər bir iş üzrə fondun adı, siyahının, işin nömrəsi və başlığı göstərilməklə kartoçka açılır və tapılmamış işlərin kartotekasında yerləşdirilir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Bu kartoçka əsasında yoxlamadan sonrakı 1 il ərzində onun axtarışı aparılır.