Fonddakı işlərin vəziyyətinin yoxlanılması haqqında akt (forma №-25) və itirilmiş işlərin axtarışının başa çatması barədə akt (forma №-26) fond vərəqində dəyişikliklər edilməsi üçün əsas ola bilməz.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
işlər hər dəfə daxil olanda və çıxdaş olanda “Mövcudluğu (qalıq)————–” sütununda bu siyahı üzrə və bütövlükdə faktiki olaraq fond üzrə qalan işlərin sayı göstərilir. Bu siyahıdan bütün işlər çıxarılarsa, həmin siyahının nömrəsi digər siyahılara verilmir .