İşlər hər dəfə qəbul edildikdə və çıxarıldıqda (işlərin müvəqqəti istifadəyə verilməsi istisna olmaqla) müvafiq siyahının bütün nüsxələrində sənədin daxil olmasına və ya çıxdaş edilməsinə əsas verən sənədin adı, nömrəsi və tarixi əlavə edilərək yeni yekun yazı tərtib olunur.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.