Sənəd kolleksiyası ilkin və sonuncu sənədlərin tarixi göstərilməklə kolleksiyaya daxil olan işlərin ümumiləşdirilmiş adından ibarətdir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Birləşmiş fondun adı onun tərkibinə daxil olan fond təşkil edənlərin ümumiləşdrilmiş adından ibarətdir. Fond təşkil edənlərin hər birinin tam və rəsmi şəkildə qəbul edilmiş qısaldılmış adı, dislokasiyası birləşmiş fondun vərəqində və kartoçkasında göstərilir.