Arxiv işləri bölməsinin bütün qeydiyyat sənədləri məxfilik dərəcəsindən asılı olmayaraq Arxiv işləri bölməsinin qeydiyyat sənədlərinin xüsusi qeydiyyat jurnalında qeydiyyata alınır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Bu jurnal Arxiv işləri bölməsində aparılmaqla jurnalların, kartoçkaların və Penitensiar xidmətdə icraatı başa çatmış işlərin qeydiyyatı jurnalında əks etdirilir.
Köhnəlmiş formalı qeydiyyat sənədləri (işlərin qeydiyyatı jurnalı və s.) məhv edilmir, qeydiyyat və sorğu işlərinin aparılması üçün saxlanılır.