Hər bir fond işinin siyahıları siyahıların nömrə ardıcıllığı ilə düzülmüş qaydada işlərə tikilir və bağlanan qovluqlarda saxlanılır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Siyahıların 1-ci və 2-ci nüsxələri ayrıca saxlanır, birinci nüsxə ehtiyat nüsxə hesab olunur və bir qayda olaraq sorğu işində istifadə olunmur.