Fondda unikal və xüsusi dəyərli sənədlərin olması, bu sənədlərin fiziki vəziyyəti kartoçkanın “Qeyd” bölməsində əks etdirilir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Fond kartoçkasının üz və arxa hissəsində yazılar üçün yer qalmırsa, davamı yeni kartoçkada tərtib edilir və onun üz tərəfininin yuxarı hissəsində “—–№–li fondun kartoçkasına əlavə -vərəq 2 “ sözləri yazılır. Belə halda fond kartoçkasının birinci səhifəsində bu sözlər yazılır: “Davamı vərəq 2-də (3,4 və s.)”.