“Fondun adı” sütununda fond təşkil edənin tabeçiliyi göstərilməklə yarandığı vaxtdan onun rəsmi qəbul edilmiş adı, eləcə də mötərizə içərisində qısaldılmış adı, tabeçiliyi və dislokasiya yerləri xronoloji qaydada göstərilir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Birləşmiş fondlara fond təşkil edənlərin ümumi adı verilir və bu fonda daxil olan bütün fondtəşkiledənlərin bir adı, tabeçilikləri, onların hər birinin fəaliyyətinin başlanğıc və son illəri, dislokasiya yerləri göstərilir.
Fond təşkil edənin adında edilən bütün sonrakı dəyişikliklər fond sənədləri saxlanılmaq üçün daxil olduqca fond vərəqinə əlavə olunur.