Digər fondlarda fond kartoçkası 2 nüsxədə tərtib olunaraq, 1 nüsxəsi MFK-ya daxil edilmək üçün Penitensiar xidmətə göndərilir, ikincisi isə həmin fondun fond kartotekasına daxil edilir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Təlimatda göstərilmiş qaydada digər qurumlar yaradıldıqda, onlar hər il yanvar ayının 1-dək fondların tərkibində və həcmində baş vermiş dəyişikliklər barədə ƏN PX-yə məlumat təqdim etməlidir (forma №- 20).
Zəruri hallarda bu formaya izahedici məktub əlavə edilə bilər.