Daxil olan və göndərilən işlərin qeydiyyatı kitabında (forma №-9) arxiv işlərinin Arxiv işləri bölməsinə ilkin daxil olmasının və oradan digər yerlərə göndərilməsinin qeydiyyatı aparılır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Hər bir daxil olan və ya göndərilən iş ( siyahı ilə, aktla və s.) onun bir və ya bir neçə fondun işindən ibarət olmasından asılı olmayaraq növbəti sıra nömrəsi ilə qeydə alınır.
Əgər daxil olma və ya çıxma bir neçə fondun işindən ibarətdirsə, hər fond üzrə məlumatlar ayrıca sətirdə həmin nömrə göstərilməklə yazılır.