Daxil olmuş sənədlər üzrə yeni fond yaradıldıqda, ilk növbədə bu fond müvafiq siyahıda (forma №-10) qeydə alınaraq nömrələnir, sonradan bu sənədə həmin fondun nömrəsi qoyulur.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Daxil olmuş iş Arxiv işləri bölməsində olan fonda aiddirsə, qeydiyyat kitabında fondun nömrəsi göstərilməlidir.
Hər ilin axırında qeydiyyat kitabında il ərzində daxil olmuş və göndərilmiş işlərin yekun sayı göstərilir.