Sənədlərin kataloqa daxil edilməsi işi başa çatdıqdan sonra kataloqlaşdırmaya dair görülən işlərin qeydiyyatını aparmaq üçün hər bir kataloqlaşdırılmış siyahının “Qeyd” sütununda təsdiqedici qeydiyyatdan aşağıda “Kataloq” möhürü vurulur, yaxud “…№–li vərəqlər kataloq siyahısına alınıb” qeydi edilir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Kataloqa daxil edilmiş işlərin mərkəzləşdirilmiş qeydiyyatı fondun və siyahının nömrələri, tarixləri göstərilməklə xüsusi jurnalda və ya kartotekada aparılır.