Siyahıların adlı göstəricilərində barələrində sənədlər olan şəxslər soyadların, adların, ata adlarının, ləqəblərin, təxəllüslərin əlifba sırası ilə düzülüşü qaydasında bu sənədlərin axtarış məlumatları göstərilməklə yerləşdirilir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Şəxsin soyad və ya adının yazılışının müxtəlif variantları olduqda, bu barədə kartotekanın aidiyyəti bölmələrində müvafiq kartoçkalar qoyulur, bir-birinə istinad edilməklə, onların eyni bir şəxsə aid olduğu göstərilir. Lazım gələrsə, adlı göstəricilərdə müvafiq izahatlar da verilir.