Xəbərdarlıqlar barədə sifarişlər və teleqramlar stansiya növbətçisi tərəfindən xüsusi xəbərdarlıq kitabında qeydlər aparılmaqla nömrələnir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, Dəmiryol nəqliyyatında qatarların hərəkətinə və manevr işinə dair Təlimatda əksini tapıb.
Bu qeydiyyat həmçinin stansiya növbətçisinin yanında operator tərəfindən aparılır. Hər bir xəbərdarlıq kitabında müntəzəm olaraq yeniləmələr edilməlidir. Xəbərdarlıqların verilməsinə dair tələblər stansiyanın texniki-sərəncam aktı ilə müəyyən edilir. Xəbərdarlıq kitabları hər ayın 1-də yenidən qeydlərlə doldurulur. Qeydlər stansiya və ya park növbətçisinin imzası ilə təsdiq edilir.
Stansiyalarda xəbərdarlıqların təyin edilməsi və ləğv edilməsi üzrə avtomatlaşdırılmış sistem varsa, xəbərdarlıq kitabı uyğun qaydalara uyğun olaraq aparılır. İnfrastruktur sahibi və ya qeyri-ümumi istifadəli dəmir yolunun sahibi tərəfindən müvafiq tələblər müəyyən edilir. Avtomatlaşdırılmış sistemdə məlumatlar stansiya növbətçisi tərəfindən qatar dispetçerinə ötürülür. Xəbərdarlığın qüvvədə olma müddəti əvvəlcədən təyin edilərək verilir. Hərəkət tərkibləri və lokomotivlər barədə xəbərdarlıqlar avtomatik şəkildə təmin edilə bilər. Müvafiq sənədlər avtomatikləşdirilmiş sistemdə təqdim edilir.