Diplomatik nümayəndəliklər hər il növbəti ildə saxlanılması üçün xərclər smetası üzrə təkliflərini Xarici İşlər Nazirliyinə təqdim edirlər. Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Diplomatik xidmət əməkdaşlarına təminat və kompensasiyaların verilməsi Qaydaları”nda əksini tapıb. Təkliflərə müvafiq təsdiqedici sənədlər də əlavə edilməlidir. Xarici İşlər Nazirliyi təqdim olunan təklifləri ətraflı təhlil edir. Təhlildən sonra təkliflər Maliyyə Nazirliyinə göndərilir. Diplomatik nümayəndəliklərin növbəti il üçün xərclərinin bölgüsü hazırlanarkən həmin təkliflərə baxılır. Proses “Büdcə sistemi haqqında” qanunun tələbləri nəzərə alınmaqla həyata keçirilir. Bununla diplomatik nümayəndəliklərin gələcək maliyyə ehtiyaclarının əvvəlcədən müəyyənləşdirilməsi təmin edilir.