Ümumi icraat işləri başlandıqları və ya qurumun icraatına daxil olduğu il üzrə siyahıya əlavə olunur.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Konkret bir il üçün olan siyahıda bir neçə ilin sənədlərini özündə cəmləşdirən iş olduqda, növbəti illərin siyahılarının hər birində, yekun qeyddən əvvəl, müvafiq siyahının və həmin işin nömrələrinə istinad edilərək belə bir qeydiyyat aparılır: “….. ilə dair sənədlər ….№ –li işdə, …..№–li siyahıda da vardır.