Bir ilə dair ümumi icraatlı işlərin bir neçə siyahısı olarsa, bu siyahıların hər birinin sonunda yekun qeyddən əvvəl “……illər üzrə sənədlər …….№–li işlərin ……..№–li siyahılarında da vardır” qeydiyyatı aparılır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Ümumi icraatlı işlərin siyahısında bir neçə il ərzində icraatda qalan işlər əksəriyyət təşkil edirsə, müqəddimədə bu barədə xüsusi qeydiyyat aparılır və siyahının adında “…..illər üzrə olan işlərin siyahısı” sözləri əks etdirilir.