İşdəki sənədlərin ilk və son tarixləri müəyyənləşdirilərkən hansı əsas qaydalara riayət edilməli olduğu açıqlanıb.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
İşdəki sənədlərin ilk və son tarixləri müəyyənləşdirilərkən aşağıdakı əsas qaydalara riayət edilməlidir:
-daxil olan sənədlərə onların daxil olduğu, göndərilən sənədlərə isə icra olunan tarix (qeydiyyat) qoyulur;
-yığıncaqların, kollegiya iclaslarının protokolları toplanan işlərdə onların keçirildiyi günlərin tarixləri qeyd edilir;
-normativ sənədlər, planlar, aktlar və s. bu kimi sənədlər onların təsdiq edildiyi tarixlə, hesabatlar isə tərtib edildiyi tarixlərlə qeydiyyata alınır.
Əgər işdə əvvəlki illərə aid sənədlər varsa, onun üz qabığında ilkin və sonuncu tarixlərə dair olan yazının altında belə bir qeydiyyat aparılır: “_________ illərə aid sənədlər vardır”. Lazım gəldikdə, başlıqdan sonra həmin sənədlərin adları da göstərilir.
Tarixlər göstərilərkən gün, ay və il müvafiq ardıcıllıqla yazılır.