Sənədlər kartoçkada qeydə alınarkən təsdiqedici yazının olması yoxlanılır, bu yazı olmadıqda isə işdəki vərəqlər sayılır və təsdiqedici qeydiyyat aparılır.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Bu kartoçkaların sistemləşdirilməsi fondlarda işlərin sistemləşdirilməsi sxemi üzrə həyata keçirilir, müvafiq siyahılar ayrı-ayrı bölmələrə ayrılır.