İşdəki sənədlərin fiziki vəziyyəti, dolğunluq dərəcəsi, xarici və başqa əlamətləri kartoçkada başlıqdan və annotasiyadan sonra göstərilir və sonradan siyahının “Qeyd” sütununda əks etdirilməsi üçün istifadə olunur.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
İşdəki sənədlərin ilkin və son tarixləri barədə qeydiyyat müəyyən edilmiş qaydada aparılır.