Xarici İşlər Nazirliyi dövlət büdcəsində diplomatik nümayəndəliklər üçün müəyyən edilmiş vəsaitlərin bölgüsündən sonra xərclər smetasını hazırlamalıdır. Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Diplomatik xidmət əməkdaşlarına təminat və kompensasiyaların verilməsi Qaydaları”nda əksini tapıb. Smetalar növbəti il üçün tərtib olunur. Onların hazırlanması dövlət büdcəsinin təsdiqindən və Nazirlər Kabinetinin müvafiq bölgünü təsdiq etməsindən sonra həyata keçirilir. Xarici İşlər Nazirliyi smetaları 10 gündən gec olmayaraq tərtib etməlidir. Hazırlanan sənədlər Maliyyə Nazirliyi ilə razılaşdırılmalıdır. Diplomatik nümayəndəliklərin ştat cədvəlləri də Xarici İşlər Nazirliyi tərəfindən Maliyyə Nazirliyi ilə razılaşdırıldıqdan sonra təsdiqlənir. Ştat cədvəlləri hər il yanvarın 1-dək Maliyyə Nazirliyinə təqdim edilir.