Siyahıda fond təşkil edənin tam və rəsmi qəbul edilmiş qısa adı, tabe olduğu qurum, dislokasiyası, fəaliyyət müddətinin ilk və sonuncu ili göstərilir.
Heftelik.az-ın məlumatına görə, bu, “Azərbaycan Respublikasının penitensiar sistemində arxiv işinin təşkili haqqında Təlimat”-da əksini tapıb.
Fond təşkil edənin adı dəyişibsə, siyahıda onun sonuncu adı göstərilir. Bütün əvvəlki adlar yalnız fondun vərəqində və kartoçkasında göstərilir.